Cómo ganar tiempo, reuniéndose con calidad

Cada día estamos más convencidos de que podemos y debemos ser más eficaces en nuestro tiempo laboral. Que la productividad en nada tiene que parecerse a trabajar más y peor, sino al contrario, en trabajar mejor y posiblemente menos.

 Y además estamos convencidos de que reunirse no sirve de nada, un claro error, y de que formar equipos de trabajo para analizar cuestiones en el medio plazo es una inutilidad. Esto es falso, simplemente es que muchas veces no sabemos organizar los tiempos de reunión y no sabemos priorizar los distintos elementos que hay que tratar en al menos los cuatro tipos distintos de reuniones que hay que tener en las organizaciones, sean laborales o de otro tipo. La culpa siempre es del que gestiona este tipo de reuniones. 

Todos los días hay que hacer un repaso mental o con los compañeros del equipo de trabajo, para repasar lo que hay que hacer en ese día y priorizar. Poner en orden las tareas y coordinar con el resto de personas del equipo. Solo son necesarios cinco minutos, no se admiten opiniones, solo recordar y ordenar, repasar y organizar. Cinco minutos.

Una vez a la semana hay que reunirse con los miembros de la sección y revisar las cuestiones importantes, no las urgentes. Revisar los problemas de las semana anterior, analizar en qué se ha fallado y de qué manera se puede optimizar y reparar los errores, solicitar por escrito una nota sobre las posibles soluciones de mejora. Cada persona debe exponer unos pequeños apuntes rápidos de sus problemas en el trabajo, de sus necesidades, de sus ideas de mejora. Diez, quince minutos. Los viernes a última hora o los lunes a primera hora.

Una vez al mes hay que reunirse con más calma para revisar los asuntos pendientes del medio plazo, para analizar el mes pasado, el tipo y cantidad de trabajo realizado. Hay que acudir con los asuntos preparados, apuntados para que anda se quede en el tintero, con ganas de escuchar y de recibir quejas. Hay que ser positivo incuso a la hora de recibir reprimendas. Prohibido divagar ni irse hacia asuntos que no importan en el momento productivo. Media hora. A finales de mes.

Una vez cada tres o seis meses hay que reunirse fuera del lugar de trabajo, sobre una mesa de análisis, recibiendo información por escrito de la marcha de la producción (según empresas incluso sobre facturación, etc.) y plantear retos a medio y largo plazo. Analizar el tipo de futuro, de competencia, de innovación, de las debilidades de la organización. Dos horas. Un sábado no lectivo.

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