Muchas veces hemos escuchado que las Reuniones (o Comisiones) de Trabajo tienen un valor muy relativo. Es un error pensar eso. Puede que algunas no sirvan de mucho. Incluso es posible que todo dependa de la forma, de quien la dirige, del temario, de los integrantes, de lo que se quiere buscar.
En la imagen podemos ver lo que es una Mesa Revuelta o una Tormenta de Ideas. no es lo mismo, pero puede ser lo mismo. Todo depende de la forma de construir la reunión.
Por enseñar un ejemplo práctico, en este caso en concreto se divide el Grupo de una 16 personas en cuatro grupos de 4 personas cada uno de ellos. Y esa división es ya el primer motivo que utiliza el Gestor de la Reunión, para empezar a sacar conclusiones. Normalmente es él quien divide el grupo como le interesa.
Y se configuran las cuatro personas en círculo para que construyan unas respuestas a un temario que por escrito se les entrega. Lo tienen que leer en el grupo, hablarlo en equipo y tener preparadas unas respuestas. Estos minutos pueden ser alrededor de muchos tipos de ideas, en voz baja para no molestar ni incidir en los demás, etc.
Alguien ejerce de líder de ese grupo de cuatro personas4. Puede ser elegido antes de comenzar a trabajar, o no, depende de lo que se busque al final. Sabiendo que no es lo mismo Líder que Portavoz. Aunque a veces sí lo es.
Como quien dirige la sesión está de pie, paseando y hablando por entre los cuatro grupos, enseguida observa quien "manda" en cada grupo, y aunque eso no lo apunta en ningún lugar, toma buena nota de ello para el documento final. Sea este documento de trabajo de carácter público, privado o confidencial. Todo depende.
A partir de los minutos establecidos para estar cada Grupo reunido y dialogando sobre lo que les han mandado desarrollar o responder (lo mismo para cada grupo), quien haga de portavoz (que no siempre es el mismo que hace de Líder) va respondiendo a lo que la persona que dirige la reunión va preguntando.
En una pizarra o en una hoja de papel grande a la vista de todos, va escribiendo las respuestas que recibe, si estas son originales. Y las va coloreando o escribiendo en diferente color según cada grupo, o según el tipo de respuestas que va obteniendo. Eso depende de los objetivos que se intentan buscar.
Al final nos hemos encontrado con una sesión de participación, en donde han ido surgiendo diversas ideas, variadas, positivas, negativas, locas, imposibles, excelentes.
Y al final esa hoja en donde se han apuntado todo lo dicho en la Mesa Revuelta o Tormenta de Ideas, se conserva como elemento primordial para construir un documento de análisis.
Hay gestores de reuniones que ya van colocando las respuestas en un orden que solo él conoce. Las distribuye por espacios según lo que vaya buscando. Las superpone, las hace más grandes, les añade "signos" etc.
La reunión en realidad termina varios días después, cuando se intenta estudiar ya en frío todo lo que allí se ha apuntado, desde qué Grupo se ha respondido una cosa u otra, quien y qué posición tenía en el Grupo, qué motivaciones podía tener, para elaborar el documento final.