Actividades que reducen el tiempo productivo:
• Las interrupciones: Muchas veces son solo de unos pocos segundos y
que no valoramos como negativas, pero que nos supone perder la atención en lo
que estamos haciendo y tener que volver al punto de partida a veces dejando por
el camino atenciones imprescindibles.
• El desorden: Es fundamental tener todo en orden, no tanto
(aunque para la imagen de cada uno se importante) con un orden común, como en un orden donde el responsable sepa en todo momento donde se encuentra el dato,
el papel, la consigna, el documento, la importante y lo urgente. No es posible
ser desorganizado.
• La información inadecuada es un lastre: Todo lo que no
vale, lo que sea negativo, debe desaparecer de nuestros alrededores. Si queremos guardarlo debe hacerse
en un contenedor (digital o físico) que sea precisamente eso; “lugar de
desechos”.
• La información imprecisa o demorada: Si no hay claridad en los objetivos, se pierde gran parte de su valor o no tiene nada de valor conservar esa información sobre la mesa. Todo lo que se conserve debe estar completo y ser útil. Es posible que unas
palabras sepan dirigirnos a una idea… hoy. ¿Pero mañana entenderemos igual esas
palabras inconexas que pusimos apuntadas, mal y pronto, en una nota?
• Los viajes (o las reuniones presenciales)no siempre son necesarios: Sean internos o
externos. Hoy es posible resolver y hablar sin movernos de la mesa. Sin duda la
presencia es fundamental, pero más lo es si la sabemos dosificar.
• Hay que huir de los informes y papeleos de escaso interés:
Y hay que dar más interés a los informes necesarios. Ni todos son iguales de importantes ni debemos
crecer hacia el infinito. Pocos y buenos.
• Hay que evitar las visitas descontroladas, las
imprevistas: Las visitas que no tengan un tiempo tasado son un gran lastre. Todas las visitas, realizadas
o recibidas, deben servir para algo. Y si es posible tomar nota para que no se
nos olvide lo tratado, acordado, suspendido o malinterpretado.
• El teléfono es a veces un gran enemigo: Quien llama por
teléfono entra por delante de quien está de forma presencial; no conoce en qué
momento molesta; no sabe distinguir si en ese momento es más importante lo que
haces tú… o que lo que te plantea el teléfono. Hay que restar valor al teléfono.
Queda muy mal delante de un cliente que se atienda a otro que llama por
teléfono, dejando lo suyo cortado.