Lo fundamental es definir la situación que supone un peligro, un problema al grupo, a la empresa, a la producción, a la atención, a la calidad, al sistema productivo. Definir el problema con claridad, a quien afecta, qué zonas están afectadas, en qué secciones se produce, en qué momentos.
Hay que sintetizar el problema, explicándolo con claridad por escrito, para que así lo veamos desde otro punto de vista. No es lo mismo lo que pensamos cada uno, que lo que somos capaces de explicar por escrito, y en caso de falta de tiempo, al menos oralmente.
Hay que escuchar con empatía las explicaciones de cada persona implicada, tanto los que definen la situaciones anómalas, como los que las explican o las justifican. De todas estas escuchas tiene que salir la solución.
Hay que determinar el grado de preparación de cada elemento que interviene en el problema. Analizar si es necesario preparar más y mejor a las partes implicadas y hasta qué punto se puede resolver con más formación interna.
Hay que acordar finalmente un plan de acción contra la situación, asumida por todas las partes implicadas y por la dirección del equipo y/o de la empresa y empezar a trabajar en los cambios, en las soluciones. El plan de acción también debe quedar por escrito y con la firma de todos los implicados, en donde podrán poner sus alegaciones. No es necesario que estén todos de acuerdo, pero si que todos lo hayan entendido y lo asuman como necesario al ser aprobado por la mayor parte del equipo de gestión, bien por número, bien por poder del grupo que dirige. Siempre es mucho mejor en estos caso no tener que imponer normas, sino que los panes de acción sean consensuados y asumidos por todas las partes de ben grado. La meta es resolver la situación.